法律事务办公室

im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临按照记录和信息管理政策和程序保留和处理所有官方记录. 如果你对德州达拉斯唱片管理公司有任何疑问, 请与记录保存主任联络(RecordsManagement@anxdsk.com).

该办公室不直接处理申请人、在校生或校友的记录.  学生和校友需要的服务,如成绩单副本或申请入学的学生应联系 注册商.

如果你在UTD工作,负责维护你部门的文件和记录, 请加入im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临的 分配表.

处理记录:

  • UTD员工和部门 不得 未经记录管理人员批准,擅自处置国家记录. 记录必须符合德州大学达拉斯记录保留时间表中的保留期限才能获得批准.
  • 完成 档案处置要求表格(xlsx) 并提交给档案管理主任 在这里. 请参阅 档案保存时间表(pdf) or 可搜索的保留时间表 填写表格.
  • 一旦您的请求被批准,记录管理人员将通过电子邮件向您发送一份已签名的国家记录处理请求副本.
  • 销毁你的记录. 如果你需要 安全撕碎箱,联络设施管理 Shredding@anxdsk.com.
  • 要求处理国家记录的表格是否由请求人和部门主管签署,并将其与处理日期一起通过电子邮件发送给记录管理人员. im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临建议各部门维护自己的系统 部门处理日志(xlsx) 追踪丢失记录的详细资料.

资源及培训

我何时需要填写档案弃置申请?

在处置记录副本(即.e. 你或你的部门所拥有的最后一份) 状态记录,档案处理要求必须由档案管理主任提交及批准. 根据德克萨斯大学达拉斯记录保留时间表,(1)已达到要求的保留期限的记录应填写记录处理请求表, (2)没有进一步的法律依据, 财政, 行政, 或者历史用途, 以及(3)当所有版本的记录(纸张, 电子, 缩微胶片, 等.)将被销毁.

相反,一个 方便的复制 主记录的副本是为方便、参考或研究而创建的吗. 方便副本可以保留到不再需要为止,但不能超过主记录. 方便副本无需填写记录处置请求,用户可自行处置,无需批准.

未经记录管理官员批准而处理州记录违反了德州政府法典第441条.187.

什么是国家纪录?

它是由国家机构或代表国家机构创建或接收的任何记录信息 记录国家经营活动或公共资源使用情况.  所以,几乎im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临在工作中做的每一件事都会被记录在案.  但是,该术语不包括:

(A)只供参考之用的额外记录资料副本(亦称方便副本);

(B)图书馆或博物馆仅为参考或展览目的而制作或获取和保存的资料;

(C) a stock of publications or blank forms; or

(D)个人性质的记录(因为它们不是记录国家事务).

这些文件可在不填写记录处理要求的情况下处理.

销毁批准要求的最后一个例外是 短暂的信息. 临时信息是暂时有用的记录,不是一个机构记录系列的组成部分, 这些文件不会定期归档到机构的记录保存系统中, 只有在一段有限的时间内,才需要由官员或机构雇员完成一项行动,或在准备一个持续的记录系列中. 临时记录对于履行法定义务或机构职能的文件记录不是必要的. 一些临时信息的例子, 可以在任何媒体(语音邮件, 传真, 电子邮件, 硬拷贝, 等.) are routine messages; telephone message notifications; internal meeting notices; routing slips; incoming letters or memor而且a of transmittal that add nothing of substance to enclosures; 而且 similar routine information used for communication, 但不是为了文件, 具体的代理交易. 在将记录分类为临时信息时要谨慎,以确保它们不是本附表中列出的另一个记录系列的一部分.

仍然无法确定一份文件是否为国家记录?  回顾im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临的信息页 临时及非记录.

如何为我的记录确定正确的序列?

当试图确定一个记录属于哪个系列时,最好的问题是, 这张唱片的目的是什么?”

记录是根据它们的内容和目的而不是它们的媒介来分类的. 学生教育记录, 例如, 属于同一系列,不管它是否是电子邮件, 一个字母, 一个视频, 或者电子文件.

im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临开发了一个 可搜索的保留时间表 而且 教员备忘单(pdf) 协助你. 如果您还有问题,请与im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临办公室联系.

一旦确定了合适的系列记录,请记录下来以备将来使用. im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临建议每个部门创建自己的部门 记录清单(xlsx). 此表格旨在帮助识别部门中持有的每种类型的记录, 无论它们是记录副本还是方便副本, 以及存储它们的每个位置. 如果办公室人员流动,这有助于新员工学习归档系统. 处理记录时, 它可以帮助确认已要求处理准备处理的每个系列,并销毁记录的所有版本.

申请储存记录:

  • 法律事务目前不接受记录储存
  • 向记录保存主任提交申请保存记录(PDF格式)表格. 请参阅 档案保存时间表(PDF) 填写表格.
  • 记录保存主任会在你的申请获批准后通知你.
  • 安排时间与记录保存主任会面,在将您的记录转移到记录管理存储空间之前,对其进行适当的清查.
  • 安排将记录移动到“记录管理”存储空间.

政策法规