im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临按照记录和信息管理政策和程序保留和处理所有官方记录. 如果你对德州达拉斯唱片管理公司有任何疑问, 请与记录保存主任联络(RecordsManagement@anxdsk.com).
该办公室不直接处理申请人、在校生或校友的记录. 学生和校友需要的服务,如成绩单副本或申请入学的学生应联系 注册商.
如果你在UTD工作,负责维护你部门的文件和记录, 请加入im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临的 分配表.
在处置记录副本(即.e. 你或你的部门所拥有的最后一份) 状态记录,档案处理要求必须由档案管理主任提交及批准. 根据德克萨斯大学达拉斯记录保留时间表,(1)已达到要求的保留期限的记录应填写记录处理请求表, (2)没有进一步的法律依据, 财政, 行政, 或者历史用途, 以及(3)当所有版本的记录(纸张, 电子, 缩微胶片, 等.)将被销毁.
相反,一个 方便的复制 主记录的副本是为方便、参考或研究而创建的吗. 方便副本可以保留到不再需要为止,但不能超过主记录. 方便副本无需填写记录处置请求,用户可自行处置,无需批准.
未经记录管理官员批准而处理州记录违反了德州政府法典第441条.187.
它是由国家机构或代表国家机构创建或接收的任何记录信息 记录国家经营活动或公共资源使用情况. 所以,几乎im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临在工作中做的每一件事都会被记录在案. 但是,该术语不包括:
(A)只供参考之用的额外记录资料副本(亦称方便副本);
(B)图书馆或博物馆仅为参考或展览目的而制作或获取和保存的资料;
(C) a stock of publications or blank forms; or
(D)个人性质的记录(因为它们不是记录国家事务).
这些文件可在不填写记录处理要求的情况下处理.
销毁批准要求的最后一个例外是 短暂的信息. 临时信息是暂时有用的记录,不是一个机构记录系列的组成部分, 这些文件不会定期归档到机构的记录保存系统中, 只有在一段有限的时间内,才需要由官员或机构雇员完成一项行动,或在准备一个持续的记录系列中. 临时记录对于履行法定义务或机构职能的文件记录不是必要的. 一些临时信息的例子, 可以在任何媒体(语音邮件, 传真, 电子邮件, 硬拷贝, 等.) are routine messages; telephone message notifications; internal meeting notices; routing slips; incoming letters or memor而且a of transmittal that add nothing of substance to enclosures; 而且 similar routine information used for communication, 但不是为了文件, 具体的代理交易. 在将记录分类为临时信息时要谨慎,以确保它们不是本附表中列出的另一个记录系列的一部分.
仍然无法确定一份文件是否为国家记录? 回顾im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临的信息页 临时及非记录.
当试图确定一个记录属于哪个系列时,最好的问题是, 这张唱片的目的是什么?”
记录是根据它们的内容和目的而不是它们的媒介来分类的. 学生教育记录, 例如, 属于同一系列,不管它是否是电子邮件, 一个字母, 一个视频, 或者电子文件.
im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临开发了一个 可搜索的保留时间表 而且 教员备忘单(pdf) 协助你. 如果您还有问题,请与im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临办公室联系.
一旦确定了合适的系列记录,请记录下来以备将来使用. im的体育app官网 -im的体育(中国体育)有限公司网站 -欢迎光临建议每个部门创建自己的部门 记录清单(xlsx). 此表格旨在帮助识别部门中持有的每种类型的记录, 无论它们是记录副本还是方便副本, 以及存储它们的每个位置. 如果办公室人员流动,这有助于新员工学习归档系统. 处理记录时, 它可以帮助确认已要求处理准备处理的每个系列,并销毁记录的所有版本.